1- اخذ دو نسخه تقاضا نامه ثبت موسسه از اداره ثبت شرکتها وتکمیل و امضا توسط شرکاء.
2- تنظیم اساسنامه حداقل در ٢ جلد و امضای ذیل تمام صفحات توسط کلیه شرکاء.
3- تنظیم صورتجلسه مجمع موسسین حداقل در ٢ نسخه.
4- تنظیم صورتجلسه مجمع موسسین حداقل در ٢ نسخه.
5- اخذ مجوز در رابطه با موضوع موسسه در صورت لزوم.
الف) حداقل وجود دو نفر شریک در موسسه الزامی است.
ب) قید سرمایه به هر میزان در موسسه مجاز می‌باشد.
ج) امضای مدیر شعبه و فتوکپی شناسنامه و قید محل سکونت در صورتی که شرکت شعبه داشته باشد الزامی است.
نماینده یا وکیل قانونی موسسه برای ثبت آن پس از تهیه مدارک مربوطه بنحو ذیل اقدام می نماید :
1– با در دست داشتن اسناد و مدارک به واحد تعیین نام اداره ثبت شرکتها مراجعه و نام موسسه توسط مسئول تعیین نام که در روی فرم مربوطه درج گردیده در صورت رعایت کلیه موارد مرتبط با راهنمای تعیین نام مورد تائید قرار می گیرد.
2– پس از تعیین نام ،مدارک تکمیلی به واحد پذیرش تاسیس اداره تحویل می گردد تا نسبت به ورود اطلاعات در سیستم مکانیزه اقدام گردد.
3 – در واحد پذیرش اداره ثبت شرکتها ، رسیدی که در آن تاریخ مراجعه متقاضی مشخص شده ، ارائه می گردد.
4– در تاریخ تعیین شده با ارایه اصل رسید به قسمت اعلام نتیجه جهت مطابقت و تائید صحت اطلاعات درج شده در سیستم و تعیین کارشناس تاسیس مراجعه می کند.
5- در مرحله کارشناسی ، پس از ممیزی شکلی و ماهیتی در صورت عدم نیاز به اخذ مجوز از مراجع ذیربط در خصوص موضوع فعالیت و نداشتن ایرادات دیگر نسبت به تهیه پیش نویس آگهی تاسیس اقدام می گردد.
6- در صورتی که ثبت موضوع فعالیت نیازمند اخذ مجوز باشد ، نامۀ استعلام آن صادر می گردد .
7- پس از تهیه پیش نویس ، متقاضی می تواند نسبت به پرداخت کلیه حقوق ثبتی که در ذیل پیش نویس مشخص گردیده ، از طریق بانک یا دستگاه POS مستقر در اداره و یا از طریق سایر شعب بانک ملی ایران به جدول حساب های بانکی مربوطه اقدام نماید .
8- متقاضی پس از پرداخت هزینه ها نسبت به اخذ امضا رئیس اداره یا معاون وی اقدام می نماید.
9- مفاد پیش نویس آگهی تائید شده جهت تکمیل امضا و گواهی " ثبت با سند برابر است " در دفتر ثبت شرکت ها ثبت گردیده و نسبت به اعطای شماره ثبت و شناسه ملی اشخاص حقوقی اقدام می گردد.
10- متقاضی نسبت به اخذ آگهی تاسیس از دبیرخانه اقدام نموده و نسخه اصلی آن را به نمایندۀ روزنامه رسمی مستقر در اداره جهت پرداخت هزینه های چاپ و اخذ رونوشت برابر با اصل آن تحویل می دهد .
11- یک نسخه از آگهی تأسیس موسسه به واحد روابط عمومی مستقر در اداره ثبت شرکتها جهت درج در روزنامه کثیرالانتشار تحویل و رسید اخذ می شود.
تعریف مؤسسه
صورت جلسه مجمع فوق العاده مؤسسه ....................... ثبت شده به شماره ....................... با حضور کلیه شرکاء در محل مؤسسه تشکیل و نسبت به انحلال مؤسسه تصمیمات ذیل اتخاذ گردید : ....................... به سمت مدیر تصفیه مؤسسه تعیین گردید .
آدرس مدیر تصفیه به نشانی تهران خیابان ....................... تعیین گردید .
مدیرتصفیه اقرار به دریافت دفاتر و دارایی و اموال مؤسسه نمود .
شرکاء به آقای ....................... مدیر تصفیه وکالت می دهند تا شخصاً دراداره ثبت شرکت ها و مؤسسات غیرتجاری حاضر و ذیل ثبت را امضاء نماید .
امضاء شرکاء
مدارک لازم جهت انحلال مؤسسه :
فتوکپی شناسنامه کلیه شرکاء
آخرین روزنامه رسمی
درصورتی که مدیر تصفیه خارج از شرکاء باشد فتوکپی شناسنامه ضروری است .
1- فرم تعیین نام وفرم مشخصات اعضاء
2- سه نسخه اساسنامه شرکت سهامی خاص وامضاء ذیل تمام صفحات آن‌ها توسط کلیه سهامداران .
3- دوبرگ اظهار نامه از حسابداری ثبت.
4- فتوکپی شناسنامه وکارت ملی کلیه سهامداران وبازرسین برابر با اصل شده.
5- تهیه گواهی عدم سوء پیشینه کیفری برای تمامی اعضای هیئت مدیره و بازرسین از اداره تشخیص هویت.
6- تنظیم اقرار نامه رسمی در دفترخانه اسناد رسمی به شرح ذیل:
مدیر عامل شرکت در شرف تاسیس همزمان مدیرعامل شرکت دیگری را بعهده ندارد (ماده ۱۲۶ لایحه اصلاحی قانون تجارت) اعضای هیئت مدیره و مدیر عامل اشتغال به هیچگونه شغل دولتی و ممنوعیت قانونی جهت عضویت در شرکت را ندارند (اصل ۱۴ قانون اساسی)
بازرسین هیچگونه نسبت فامیلی نسبی و سببی با مدیران شرکت تا درجه سوم از طبقه اول و دوم را ندارند و یا خود و یا همسرشان از مدیر عامل یا مدیران شرکت حقوقی مقرری دریافت نمی‌کنند (ماده ۱۴۷ لایحه اصلاحی قانون تجارت).
7- ارائه گواهی پرداخت حداقل ۳۵ % سرمایه شرکت از بانکی که حساب شرکت در شرق تاسیس در آنجا باز شده است.
8- ارائه مجوز در صورت نیاز به اعلام کارشناس ثبت شرکتها.
مرحله اول:
تهیه مدارک
مرحله دوم:
۱- انتخاب چهار نام پیشنهادی برای شرکت
تکمیل فرم انتخاب نام وارائه به قسمت تعیین نام
جهت استعلام نام شرکت از اداره ثبت شرکتها وموسسات غیر تجاری
تذکر: موارد ذیل در تعیین نام رعایت گردد
الف: اسامی پیشنهادی سابقه ثبت نداشته باشد
ب: ازنام ونام خانوادگی واسامی خاص استفاده نگردد
ج: دارای معنا ومفهوم باشد وبا فرهنگ اسلامی مطابقت داشته باشد
د: لاتین نباشد
هـ: عدد نباشد
و: مفرد (از دو کلمه کمتر نباشد)
ز: از کلماتی نظیر ایران – جهان – شاهد – شهید - مرکز – بنیاد – سازمان – اسامی متبرکه –آزاده – جانباز – بهزیست – نظام – انتظام – دادگس‌تر – موزه – تکنیک – الکترو – خدمات خودروئی- تکنولوژی- مختصات کامپیوتری – پلی – پاریز – اینترنت – کارگشا – چند منظور- گمرک – پاستور -هیمالیا – بوف – آی تک – کیش – نیرو انسانی استفاده نگردد .
ح: از فرهنگ لغات فارسی استفاده ودر صورتی که نام پیشنهادی متداول نمی‌باشد تصویری از مستند ضمیمه گردد.
مرحله سوم:
الف – تکمیل یک نسخه اساسنامه ویک برگ از اظهارنامه با مداد وارائه به قسمت تاسیس جهت کنترل ورفع ایرادات
ب- تکمیل نهائی کلیه نسخه های اساسنامه اظهار نامه پس از کنترل وگرفتن امضاء از سهامداران وبازرسین ذیل تمام صفحات اساسنامه واظهار نامه وصورتجلسات ضمیمه اساسنامه.
مرحلــــه چهارم:
تذکــــر: نامهای تائید شده از تهران از تاریخ تائید بمدت سه ماه اعتبار دارند در صورتی که شرکت ظرف مدت مقرر ثبت نگردد نام تائید شده از درجه اعتبار ساقط می‌گردد و در صورتی که متقاضی خواستار ادامه جریان ثبتی باشد بایستی پس از پرداخت هزینه تعیین نام، نام تائید شده را جهت تمدید تحویل قسمت تعیین نام ثبت شرکتها نماید.
مرحله پنجم:
پرونده توسط متصدی مربوطه کنترل و در صورتی که فاقد اشکال باشد در دفتر اندیکاتور ثبت و جهت پرداخت حق الثبت به حسابداری مراجعه و سپس جهت ورود اطلاعات در سیستم برون سازمانی به متصدی تحویل می‌گردد و پس از ورود اطلاعات متقاضی یا وکیل قانونی وی می‌بایست نسبت به کنترل دقیق موارد وارده شده اقدام و ذیل نسخه مربوطه امضاء نماید.
تذکر: پس از تائید صحت اطلاعات توسط متقاضی هر گونه تغییر اصلاح یا حذف و اضافه در اطلاعات شرکت ممنوع بوده و متقاضی می‌بایست پس از ثبت شرکت تقاضای تغییر در مشخصات را بموجب صورتجلسه قانونی درخواست نماید.
مرحله ششم:
ارسال اطلاعات پرونده از سیستم برون سازمانی به سیستم درون سازمانی و کنترل موارد وارده شده در سیستم با پرونده تشکیل شده توسط کارشناس ثبت شرکتها و در صورتی که فاقد اشکال باشد انجام مراحل مورد نیاز در سیستم درون سازمانی توسط کارشناس تاسیس تا اختصاص شماره ثبت به شرکت و صدور پیش نویش آگهی تاسیس توسط مسئول ثبت شرکتها.
مرحله هفتم:
ثبت شرکت در دفتر ثبت شرکتها ذیل شماره ثبت اختصاص یافته در سیستم ومراجعه کلیه اعضای هیئت مدیره شرکت یا وکیل رسمی ایشان (با کارت شناسائی) جهت امضاء ذیل دفتر.
مرحله هشتم:
صدور آگهی تاسیس و ارجاع پرونده به قسمت دفتر اندیکاتور جهت ثبت آگهی در دفتر مذکور که پس از ثبت آگهی در دفتر اندیکاتور، مسئول مربوطه یک نسخه از مدارک (اعم از اساسنامه – اظهار نامه وصورتجلسات) تحویل متقاضی می‌نماید و نسخه‌های آگهی مربوطه به ارشاد (جهت معرفی به دفتر روزنامه محلی و درج آگهی در روزنامه) بانک – شرکت و روزنامه رسمی (جهت ارسال به روزنامه رسمی) به متقاضی تحویل می‌گردد. بدیهی است در صورت عدم مراجعه به موقع متقاضی به مراجع اعلام شده (خصوصاً روزنامه رسمی) و عدم درج آگهی در روزنامه، اعتبار شرکت متزلزل می‌باشد و واحد ثبت شرکتها و دفتر پستی هیچگونه تعهدی در قبال عدم درج آگهی صادره دارا نمی‌باشد.
توجــــه::
طبق ماده ۴۸ قانون مالیاتهای مستقیم مراجعه به دارائی جهت پرداخت دودر هزار سرمایه اولیه شرکت بابت حق تمبر الزامی است.
پلمپ دفاتر شرکت ظرف یکماه از تاریخ ثبت شرکت الزامی است.