در شرکتهای سهامی و علی الخصوص برای تنظیم صورتجلسات آنها موارد مهمی وجود دارد که در این مقاله سعی میشود به آنها اشاره گردد، مدارک مورد نیاز و چگونگی ثبت شرکتهای سهامی خاص در دیگر مقالات سایت ارائه گردیده است و در این مقاله فقط مواردی که در تنظیم صورتجلسات این نوع شرکتها ضروری است ارائه می گردد.
در زمان ثبت شرکت تعداد سهامداران و سهام هریک از آنها تنها در اظهارنامه شرکت قید می گردد و در اساسنامه و حتی آگهی تاسیس و روزنامه رسمی شرکت نامی از تعداد سهام هریک از سهامداران برده نمی شود ، هم چنین در زمان تغییرات سهام سهامدارن شرکت و صورتجلسات نقل و انتقال سهام نیز این تغییرات در روزنامه رسمی تغییرات قید نمی گردد ، اما نکته مهم این است که برای تنظیم هر نوع صورتجلسه در شرکتهای سهامی خاص ،ضروری است که میزان سهام هریک از سهامداران و ارزش اسمی هرسهم و نوع سهام دقیقا مطابق لیستی که در اداره ثبت شرکتها می باشد تنظیم گردد.
پس با توجه به موارد گفته شده می بایست مدارک مربوط به تغییرات سهام سهامداران هر شرکت در اسناد شرکت بایگانی گردد تا در صورت تنظیم صورتجلسات شرکت ،لیست سهامدارن شرکت به طور دقیق در دست باشد زیرا در صورت عدم تطابق لیست سهامداران با لیست موجود در اداره ثبت شرکتها ، صورتجلسه شرکت رد پذیرش خواهد شد.
در صورت عدم وجود مدارک لازم برای اطلاع از آمار دقیق لیست سهامداران شرکت می بایست از اداره ثبت شرکتها تقاضا نمود تا این لیست را در اختیار شرکت قرار دهد ،اما ارائه این لیست از طرف اداره ثبت شرکتها به همین سادگی نیست، برای اخذ لیست سهامداران از این اداره می بایست دستور قضایی آن را از شورای حل اختلاف اخذ نمود و با ارائه برگه اخذ نموده از شورای حل اختلاف به اداره ثبت شرکتها ،لیست سهامداران حال حاضر شرکت را به دست آورد.
شاید لیست صحیح سهامداران در تنظیم صورتجلسات شرکتهای سهامی خاص مهم ترین مورد باشد اما مورد مهم دیگر را می توان هیئت رئیسه صورتجلسات دانست.
هیئت رئیسه صورتجلسات شرکتهاس سهامی خاص از 4 نفر تشکیل شده که شامل رئیس جلسه ، دو نفر ناظر و یک منشی می باشند ،اما نکته مهم در مورد این 4 نفر این است که می بایست حتما رئیس و ناظرین جلسه از سهامداران شرکت باشند و در غیر اینصورت صورتجلسه معتبر نمی باشد ، اما در مورد منشی جلسه باید گفت که منشی جلسه می تواند هرکسی باشد ،اما به دلیل اینکه مدارک شناسایی بازرسین جلسه در اداره ثبت شرکتها موجود است معمولا یکی از بازرسین به عنوان منشی جلسهه انتخاب می گردد و در صورتی که شخصی خارج از شرکت به سمت منشی جلسه انتخاب گردد می بایست مدارک شناسایی وی شامل کارت ملی و شناسنامه به اداره ثبت شرکتها ارائه گردد.
در مورد هیئت رئیسه صورتجلسات باید گفت که این مورد مربوط به شرکتهای دارای سهام از جمله شرکتهای سهامی خاص ، سهامی عام و شرکتهای تعاونی می باشد و سایرشرکتها از جمله شرکتهای با مسئولیت محدود و موسسات که دارای سرمایه نقدی هستند از این مورد مستثنی می باشند.
نکته دیگر در صورتجلسات شرکتهای سهامی خاص این است که این شرکتها تنها زمانی می توانند نسبت به تصویب حساب سود و زیان خود در سال گذشته اقدام نمایند که طبق آخرین روزنامه رسمی شرکت در سال گذشته به طور رسممی دارای بازرس بوده اند و به عبارت بهتر بازرسین شرکت طبق روزنامه رسمی در سال گذشته دارای اعتبار بوده اند .
در صورتی که شرکت در سال گذشته طبق روزنامه رسمی دارای بازرس نبوده و در صورتجلسه ی خود نسبت به تصویب میزان حساب سود و زیان خود در سال گذشته اقدام نماید ،صورتجلسه ی ارسال شده به اداره ثبت شرکتها رد پذیرش خواهد شد.
در بالا نسبت به سه نکته مهم در تنظیم صورتجلسات شرکتهای سهامی خاص اطلاعاتی هرچند مختصر ارائه گردید اما تنها این نکات نمی توانند در تنظیم صورتجلسات این نوع شرکتها ،یک صورتجلسه ی بی نقص را تنظیم کنند زیرا تنظیم هر صورتجلسه با توجه به موارد مربوط در اساسنامه و قوانین اداره ثبت شرکتها نیاز به تخصص لازم را دارد .