برای ثبت نمایندگی شرکت های خارجی به دو صورت می توان اقدام کرد :
ا) نماینده شخص حقیقی باشد.
2)نماینده شخص حقوقی باشد .
برای هر یک از این دو نوع ثبت نمایندگی مدارک مورد نیاز خاصی وجود دارد، این مدارک توسط اداره ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری اعلام گردیده و می بایست توسط شرکتی که خواستار ثبت نمایندگی در ایران است ارائه گردد، مدارک مورد نیاز هریک از این دونوع نمایندگی در ادامه تشریح می گردد.
1 ) در صورتی که شخص حقیقی نماینده شرکت خارجی باشد بایستی ترجمه فارسی اسناد و اصل مدارک و اطلاعات زیر را به اداره ثبت شرکتها ارائه نماید.
ثبت نمایندگی خارجی
1- پرداخت مبلغ 40000 ریال به شماره حساب سیبا 2171329011009 بانک ملی به نام سازمان ثبت اسناد و املاک کشور جهت تعیین نام
2- تکمیل فرم تعیین نام ( نمونه فرم فرم تعیین نام.doc تعیین نام )
3 – تصویر مصدق قرارداد ثبت نمایندگی با شرکت خارجی.
4– مدارک شناسائی شخص متقاضی . برای اشخاص حقیقی : تصویر مصدق شناسنامه و کارت ملی و نشانی اقامتگاه قانونی و برای اشخاص حقوقی : اساسنامه شرکت و آگهی تاسیس و آخرین تغییرات ثبت شده آن نزد مراجع ذیربط
5 – آدرس محل سکونت نماینده و محل نمایندگی.
6 – ارائه سابقه فعالیت شخص متقاضی ثبت نمایندگی در زمینه امور پیش‌بینی شده در قرارداد نمایندگی.
7- تصویر مصدق اساسنامه شرکت خارجی طرف نمایندگی، آگهی تأسیس و آخرین تغییرات ثبت شده در مراجع ذیربط.
8 – گزارش فعالیت‌های شرکت خارجی طرف نمایندگی و تبیین دلایل و ضرورت اخذ نمایندگی.
9- آخرین گزارش مالی شده شرکت خارجی طرف نمایندگی.
10- ارائه معرفی نامه وزارتخانه ذیربط (در صورتی که قرارداد با دستگاه مربوطه منعقد شده باشد)
11 – اظهارنامه ثبت شعبه شرکت خارجی( از محل اداره ثبت شرکت ها تهیه گردد ).
12 – تصدیق ثبت شرکت خارجی.
13 – اختیارنامه نماینده یا نمایندگان عمده شرکت خارجی.
14 – کلیه اسناد شرکت که در کشور خارجی تهیه می گردد پس از تأیید مرجع ذیربط (نظیر مرجع ثبت شرکتها) و تأیید وزارت خارجه آن کشور بایستی به تأیید سفارت یا نمایندگی جمهوری اسلامی ایران در آن کشور برسد و پس از ترجمه رسمی به فارسی و تأیید اداره فنی دادگستری اصل و ترجمه آن به اداره ثبت شرکتها ارائه گردد.
ب: در صورتی که شخص حقوقی نماینده شرکت خارجی باشد بایستی ترجمه فارسی اسناد و اصل مدارک و اطلاعات زیر را به اداره ثبت شرکتها ارائه نماید.
1- پرداخت مبلغ 40000 ریال به شماره حساب سیبا 2171329011009 بانک ملی به نام سازمان ثبت اسناد و املاک کشور جهت تعیین نام
2- تکمیل فرم تعیین نام ( نمونه فرم فرم تعیین نام.doc تعیین نام )
3 – تصویر مصدق قرارداد نمایندگی با شرکت خارجی.
4- معرفی نامه و مدارک شناسائی مصدق شخص حقیقی از طرف شرکت متقاضی نمایندگی .
5- تصویر مصدق اساسنامه شرکت متقاضی ثبت نمایندگی.
4- روزنامه رسمی حاوی آگهی تأسیس شرکت.
6 – روزنامه رسمی حاوی آگهی آخرین تغییرات ثبت شده خصوصآ در مورد مدیران.
7- ارائه سابقه فعالیت شخص حقوقی متقاضی ثبت نمایندگی در زمینه امور پیش‌بینی شده در قرارداد نمایندگی.
8 – اساسنامه شرکت خارجی طرف نمایندگی، آگهی تأسیس و آخرین تغییرات ثبت شده در مراجع ذیربط.
9– گزارش فعالیت‌های شرکت خارجی طرف نمایندگی و تبیین دلایل و ضرورت اخذ نمایندگی.
10– آخرین گزارش مالی تأیید شده شرکت خارجی طرف نمایندگی.
11 – ارائه معرفی‌نامه وزارتخانه ذیربط (در صورتی که قرارداد با دستگاه مربوطه منعقد شده باشد)
12 – اظهارنامه ثبت (نمایندگی) شرکت خارجی.
13 – تصدیق ثبت شرکت خارجی.
14 – کلیه اسناد شرکت که در کشور خارجی تهیه می‌گردد پس از تأیید مرجع ذیربط (نظیر مرجع ثبت شرکتها) و تأیید وزارت خارجه آن کشور بایستی به تأیید سفارت یا نمایندگی جمهوری اسلامی ایران در آن کشور برسد و پس از ترجمه رسمی به فارسی و تأیید اداره فنی دادگستری اصل و ترجمه آن به اداره ثبت شرکتها ارائه گردد.