نماینده یا وکیل قانونی شرکت خارجی برای ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت خارجی پس از تهیه مدارک مربوطه بنحو ذیل اقدام نماید :
1– با در دست داشتن اسناد و مدارک به واحد تعیین نام اداره ثبت شرکتها مراجعه و نام شرکت خارجی توسط مسئول تعیین نام که در روی فرم مربوطه درج گردیده در صورت رعایت کلیه موارد مرتبط با راهنمای تعیین نام مورد تائید قرار می گیرد.
تذکر: توجه شود که نام اخذ شده عین نام کامل شرکت خارجی با قید شعبه یا نمایندگی باشد و از ترجمه نام یا اختصار آن اکیدا خودداری گردد.
2– پس از تعیین نام مدارک تکمیلی به واحد پذیرش تاسیس اداره تحویل می گردد تا نسبت به ورود اطلاعات در سیستم مکانیزه اقدام گردد.
3 – در واحد پذیرش اداره ثبت شرکتها رسیدی که در آن تاریخ مراجعه مشخص شده اخذ می گردد .
4– در تاریخ تعیین شده با ارایه اصل رسید به قسمت اعلام نتیجه جهت مطابقت و تائید صحت اطلاعات درج شده در سیستم و تعیین کارشناس تاسیس مراجعه می کند.
5- در مرحله کارشناسی ، پس از ممیزی شکلی و ماهیتی در صورت عدم نیاز به اخذ مجوز از مراجع ذیربط در خصوص موضوع فعالیت و نداشتن ایرادات دیگر نسبت به تهیه پیش نویس آگهی تاسیس اقدام می گردد.
6- در صورتی که ثبت موضوع فعالیت نیازمند اخذ مجوز باشد ، نامۀ استعلام آن صادر می گردد .
7- پس از تهیه پیش نویس ، متقاضی می تواند نسبت به پرداخت کلیه حقوق ثبتی که در ذیل پیش نویس مشخص گردیده ، از طریق بانک یا دستگاه POS مستقر در اداره و یا از طریق سایر شعب بانک ملی ایران به حساب های مربوطه اقدام نماید .
8- متقاضی پس از پرداخت هزینه ها نسبت به اخذ امضا رئیس اداره یا معاون وی اقدام می نماید.
9- مفاد پیش نویس آگهی تائید شده جهت تکمیل امضا و گواهی " ثبت با سند برابر است " در دفتر ثبت شرکت ها ثبت گردیده و نسبت به اعطای شماره ثبت و شناسه ملی اشخاص حقوقی اقدام می گردد.
10- متقاضی نسبت به اخذ آگهی تاسیس از دبیرخانه اقدام نموده و نسخه اصلی آن را به نمایندۀ روزنامه رسمی مستقر در اداره جهت پرداخت هزینه های چاپ و اخذ رونوشت برابر با اصل آن تحویل می دهد .
11- یک نسخه از آگهی تأسیس شعبه یا نمایندگی شرکت خارجی به واحد روابط عمومی مستقر در اداره ثبت شرکتها جهت درج در روزنامه کثیرالانتشار تحویل و رسید اخذ می شود.